Электронная почта

Электронная почта занимает ключевое место в работе любой современной организации. Компания, к сотрудникам которой невозможно обратиться посредством e-mail вызывает подчас недоумение у потенциальных клиентов и партнеров. Поэтому практически каждому руководителю приходится однажды решать вопрос организации корпоративной электронной почты.
Существует множество способов организации обмена почтовыми сообщениями между сотрудниками компании между собой и внешними адресатами. Часто почтовый сервер также выполняет функции документооборота компании с общими контактами, системой управления проектами, хранилищем документов, календарями и прочими возможностями. Кроме того сотрудники компании могут по-разному получать доступ к корпоративному e-mail и документообороту.

Рассмотрим несколько сценариев организации обмена почтовыми сообщениями в организации:

Первый и самый простой путь: воспользоваться бесплатными почтовыми системами. Способ самый дешевый и самый сомнительный, т.к. ни одна из существующих бесплатных email-систем не гарантирует не только сохранности переписки, но и даже защиты ее от посторонних, что подробно изложено в пользовательских соглашениях таких систем мелким шрифтом в конце. Электронную почту там предоставляют пользователям для того чтобы они заходили на портал и смотрели рекламу. Есть и имиджевый недостаток: пользоваться придется адресами в домене системы, а адрес наподобие direktor123@mail.ru смотрится как минимум не солидно. Но зато просто и доступно, как любой бесплатный сыр.
Второй путь: приобрести почтовые ящики у провайдера интернет. За деньги вашей компании будут предоставлены адреса и место на сервере провайдера для получения, отправки и временного хранения электронной почты. Здесь уже есть положительные стороны: возможность зарегистрировать доменное имя компании, которое пригодится и для корпоративного сайта. Соответственно адреса уже будут иметь вид direktor@имя_компании.ru. Из недостатков: срок выделения места на сервере провайдера ограничивается временем существования договора с ним, а доступ к ящикам предоставляется только по факту оплаты услуг. Место для хранения электронной почты, как правило, провайдером активно ограничивается, и перед организацией встает вопрос ведения архива переписки. Вся переписка компании проходит через сервера провайдера, что не в лучшую сторону сказывается на скорости прохождения почты и на ее безопасности. Поэтому для любой сколько-нибудь крупной организации такая организация электронной почты также не может быть признана удобной.
Третий путь видится наиболее привлекательным. Заключается он в создании собственного сервера электронной почты в компании. Важно, что собственный почтовый сервер - это наиболее гибкое решение. Такой сервер можно настроить под любые требования.
Рассмотрим некоторые преимущества собственного почтового сервера:
- Защита электронной переписки компании от несанкционированного доступа: вся электронная почта компании хранится на подконтрольном компании сервере, находящемся в защищенной корпоративной сети и на территории компании. Несанкционированный доступ к информации на таком сервере, как физический, так и удаленный, при правильной организации максимально затруднен.
- Имидж компании: при использовании корпоративного сервера электронной почты значительно упрощается работа по стандартизации форм и оформления электронных писем сотрудников, благодаря чему компания может в полной мере соблюдать требования своего бренда.
- Электронная переписка как стандарт менеджмента и организации взаимодействия в компании: получение электронного письма коллегой можно проконтролировать, таким образом, например, поручение руководителя не окажется пропущенным.
- Благодаря функциям организации совместной работы, имеющимся во многих почтовых серверах, компания получает возможность вывести организацию взаимодействия и планирования работы персонала на новый практический уровень. Особенно удобны такие функции в сочетании с электронной почтой, благодаря чему появляется возможность назначать встречи в личном календаре и отправлять приглашения участвующим сотрудникам, или например, отправлять поручения с автоматическим уведомлением об их исполнении.
- Корпоративный архив переписки, доступ к ней: благодаря полному контролю над сервером электронной почты, сотрудники смогут вести полноценный архив своей переписки. Замещающий сотрудник сможет работать с архивом отсутствующего коллеги, обращаясь при необходимости, например к его переписке с клиентами.
- Мобильный доступ сотрудников компании к своей электронной почте: в случае использования технологий удаленного доступа, работники предприятия могут обращаться к своему почтовому ящику вне зависимости от своего местоположения, что особенно удобно в командировке или в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте по другой причине. Коллектив остается единым целым вне зависимости от местонахождения его участников.
- Полный контроль и сохранность информации, которые достигаются возможностью резервного копирования корпоративного сервера.
- Вирусная безопасность и защита от спама: только собственный почтовый сервер компании позволяет включить электронную почту в систему информационной безопасности предприятия, и гарантирует максимально эффективную защиту от вирусов, которые очень часто распространяются посредством электронной почты, а также от спама.
- Сервер электронной почты создает в компании единое адресное пространство для всех сотрудников, и позволяет удобно вести единый справочник контактов компании, а также создавать списки рассылок.

Статья: Настройка почтового сервера

Дополнительно

Электронная почта